De ‘vliegende’ archivaris vliegt verder!

Ik ben Jeroen Hens. Sinds 1 juli 2018 ben ik aangesteld als intergemeentelijk archivaris voor de gemeentediensten en OCMW’s van Beerse, Kasterlee, Oud-Turnhout, Ravels, Rijkevorsel en Vosselaar, als derde deelwerking binnen Erfgoed Noorderkempen. Van week tot week ‘vlieg’ ik als het ware naar een andere gemeente.

Het is weer een tijdje geleden sinds mijn vorige blogpost, dus ik heb wel wat te vertellen! De afgelopen maanden stonden veel in het teken van wat ik mijn ‘consultancy’-opdracht noem: gemeentelijke en OCMW-diensten binnen mijn regio contacteren mij met hun specifieke problemen wat betreft informatiebeheer en ik sta hun dan bij met advies en denk mee na over oplossingen. Fijn dat iedereen mij zo vlot weet te vinden!

In Beerse staat momenteel alles in het teken van de verhuis uit het oude gemeentehuis. De diensten die hier nog gehuisvest zijn, verhuizen naar een tijdelijke werkplaats en het gemeentehuis komt dan leeg te staan. Deze tijdelijke werkplaats heeft weinig ruimte voor archief, dus bekijk ik met de diensten naar oplossingen: selectie en eventuele vernietiging, digitalisering, overdrachten van het oudste archief naar het Rijksarchief, overbrenging van archief naar een externe partner… Allemaal zaken waar we aan bezig zijn en worden bekeken.

In het gemeentehuis van Kasterlee werd verder gewerkt aan de inventarisering van het archief. Hierbij kreeg ik afgelopen zomer zelfs hulp van twee jobstudenten, waarvoor dank Lukas en Ella! Een volgende opruimactie staat gepland in het voorjaar van 2020.

Bij lokale besturen Oud-Turnhout en Rijkevorsel werk ik momenteel voornamelijk aan de opzet van een nieuwe digitale mappenstructuur. Ik probeer een hoofdstructuur aan te leveren en ga dan in overleg met de diensten op zoek naar eventuele aanpassingen die aansluiten op hun werking. Handige software bij het digitale informatiebeheer is de RMTool van VHIC. Eind mei kon ik op uitnodiging van Ingrid de Paep, procesmanager, gratis aansluiten bij een opleiding hieromtrent in Brasschaat. Bedankt Ingrid! In deze regio is men momenteel ook op zoek naar een intergemeentelijk archivaris, dus geïnteresseerden, waag je kans!

In Ravels gaf ik de afgelopen periode mijn basisvorming informatiebeheer om alle personeelsleden bekend te maken met alle processen wat betreft papieren documenten. De volledige archiefruimte van de financiële dienst werd geïnventariseerd in de zomer (meer dan 1500 dozen) met behulp van coördinator Stanny, waarvoor dank! Tegen de zomer van 2020 gaan in het gemeentehuis enkele diensten verhuizen omwille van een nieuw dienstverleningsconcept en daarom werd bij de dienst omgeving een opruimingsdag georganiseerd omdat de nieuwe locatie minder kastruimte heeft. Resultaat: bijna 1m³ aan documentatie, nl. oude tijdschriften, handleidingen en wetgeving, werd vernietigd. Officiële documenten werden geïnventariseerd.

De update van de inventaris van het gemeentearchief in Vosselaar is bijna afgerond. Daarna volgt een selectie aan de hand van de nieuwe selectielijst, waarna de verwijdering van archiefdocumenten waarvan de bewaartermijn lang verstreken is, kan plaatsvinden in het voorjaar. In oktober kreeg ik hier nog het bezoek van de klas 6 Office Management & Communicatie uit het Heilig Grafinstituut in Turnhout. In het vak Secretariaat behandelen zij ook de onderwerpen klassement en archiveren. Ik gaf hen een kleine introductie tot mijn werk en een rondleiding in het gemeentearchief, een leuke voormiddag!

Tussen de werkweken door plan ik enkele overlegmomenten. Half oktober trok ik naar Liedekerke waar we met alle intergemeentelijke archiefdiensten van Vlaanderen onze jaarlijkse bijeenkomst planden. Het werd weer een heel leerrijke dag met onder andere een panelgesprek dat in één van de volgende uitgaves van het tijdschrift META verschijnt.

Op het einde van mijn vorige blogpost schreef ik over het uitstekende fietsweer in de lente en mijn hoop op 11 000 gefietste kilometers op 1 jaar tijd en die doelstelling werd op 27 juni gehaald! Ook tijdens de zomermaanden was het weer heerlijk fietsen, nadien was oktober wel heel nat. Ondertussen staat de teller op 15 300 fietskilometers woon-werkverkeer en hopelijk komen we de winter goed door!

Tot de volgende!

Jeroen.