De ‘Vliegende Archivaris’ vliegt erin!


Ik ben Jeroen Hens. Sinds 1 juli 2018 ben ik aangesteld als intergemeentelijk archivaris voor de gemeentediensten en OCMW’s van Beerse, Kasterlee, Oud-Turnhout, Ravels, Rijkevorsel en Vosselaar, als derde deelwerking binnen Erfgoed Noorderkempen. Van week tot week ‘vlieg’ ik als het ware naar een andere gemeente. H

Hier ben ik weer met mijn tweede blogpost! Op het moment van schrijven, eind april, ben ik  2 weken bij elke gemeente verder en is er weer heel wat gebeurd. In Beerse is het de bedoeling om de huidige inventaris van het gemeente- en OCMW-archief te actualiseren en te koppelen aan de bewaartermijnen van de selectielijsten, waardoor selectie mogelijk is. Daarnaast herbergt het gemeentehuis nog enkele archiefruimten zonder inventaris: die van de personeelsdienst werd al volledig (her)verpakt waar nodig, geïnventariseerd en geselecteerd.

Enkele 18e-eeuwse documenten die op het secretariaat lagen, ooit uitgeleend van het Rijksarchief maar niet door het huidige personeel, werden zuurvrij herverpakt en terugbezorgd aan het Rijksarchief. Tijdens een overleg met de personeelsdienst werd een eerste aanzet gegeven tot digitalisatie en digitalisering.

In mijn vorige blogpost vernoemde ik de opruimacties in Kasterlee al. Een aanzienlijk deel van het archief van de financiële dienst werd geselecteerd voor vernietiging en ook bij de andere diensten deed ik in overleg een eerste selectie van hun archief. Na de toelating van het Rijksarchief resulteerde dit in een eerste opruimactie van bijna 3 ton papier.

In Oud-Turnhout, Rijkevorsel en Vosselaar kregen de administratieve personeelsleden een eerste basisvorming wat betreft informatie- en archiefbeheer. Naargelang de prioriteiten werd de klemtoon gelegd op richtlijnen qua digitaal werken en/of afspraken wat betreft het papieren archief, nl. verpakken, uitlenen, overdragen en vernietigen.

 In Vosselaar werd hier op het einde van de werkweek dan nog de jaarlijkse lenteschoonmaak aan gekoppeld. Die dag is het gemeentehuis en OCMW dicht en werden heel wat archiefstukken op de juiste manier verpakt en overgedragen naar de archiefkelder. Andere archiefstukken werden dan weer geselecteerd voor vernietiging.

In Ravels tenslotte werd de verhuis van de oudste archiefstukken van Ravels, Weelde en Poppel voorbereid. Deze archiefdozen waren gehuisvest in een niet-geïsoleerde zolder in het oudste gedeelte van het gemeentehuis. Met behulp van de technische dienst worden deze dozen in de archiefkelder geplaatst, waar ze onder betere omstandigheden kunnen bewaard worden.

Ook nog bij de technische dienst werd bij de administratie een opruimdag gehouden. Archiefdozen, die enkele jaren geleden met de verhuis naar de nieuwe gebouwen op een willekeurige manier in de archiefruimte werden gezet, werden geïnventariseerd en geselecteerd en kregen een doosnummer.

Door de niet al te gure winter en de vele droge periodes was het ook weer prima fietsweer de laatste weken. De teller qua woon-werkverkeer sinds juli 2018 staat ondertussen op 9000 km, zonder ongelukken haal ik hopelijk mijn doel van 11 000 gefietste kilometers per jaar!

Tot de volgende keer!

Jeroen