De ‘vliegende’ archivaris is een half jaar aan het werk!

Ik ben Jeroen Hens. Sinds 1 juli 2018 ben ik aangesteld als intergemeentelijk archivaris voor de gemeentediensten en OCMW’s van Beerse, Kasterlee, Oud-Turnhout, Ravels, Rijkevorsel en Vosselaar, als derde deelwerking binnen Erfgoed Noorderkempen. Van week tot week ‘vlieg’ ik als het ware naar een andere gemeente. 

Archiveren en selecteren

Eind 2017 beslisten 6 gemeenten aangesloten bij Erfgoed Noorderkempen om een intergemeentelijke archiefwerking op te starten. Ik solliciteerde en op 1 juli 2018 ging ik aan de slag als intergemeentelijk archivaris. Alhoewel ik onder Erfgoed Noorderkempen val, ligt de focus zeker niet op het oudste archief, ook digitale archivering bij de gemeentediensten komt hier bij kijken. Ondertussen ben ik in elke gemeente vier weken aan het werk geweest, een mooie aangelegenheid om eens een stand van zaken te geven. Het voorbije half jaar stond vooral in het teken van kennismaking met alle diensten. Via een vragenlijst bij de diensten, bezoek aan de archiefruimten en een analyse van de digitale ruimte werd een nulmeting opgemaakt en van daaruit werd in overleg een jaaractieplan voor 2019 opgemaakt, specifiek voor elke gemeente.

Heel wat werk aan de winkel dus en tussen het plannen door, staken al heel wat collega’s en ikzelf de handen uit de mouwen. In Kasterlee bijvoorbeeld is de dinsdagvoormiddag tijdens mijn aanwezigheid al een heuse archief-opruim-voormiddag bij de financiële dienst geworden. Veel documenten uit de jaren ’80 en ’90 werden hier in grote kisten bewaard, wat inventariseren en selectie onmogelijk maakt. Ondertussen zijn alle kisten leeggemaakt en zijn alle documenten in de archiefrekken geplaatst zodat we aan de inventarisatie en selectie van dit archiefdeel kunnen beginnen.

Heel wat van het bijna 1000 meter lopende archief van deze dienst kan geselecteerd, geschoond en vernietigd worden volgens de richtlijnen van het Rijksarchief, wat een mooie plaatsbesparing oplevert. Dit geldt trouwens voor zowat alle gemeenten en OCMW’s onder mijn hoede. Selectie en vernietiging van documenten die niet moeten bewaard blijven, zorgt voor een opwaardering van de documenten die wel eeuwig zijn te bewaren.

De meest voorkomende vragen aan mijn adres waren het afgelopen half jaar toch wel de bewaartermijnen van alle documenten. ‘Wat moeten we allemaal archiveren? Hoe lang moeten wij dit allemaal bijhouden?’ De selectielijsten voor gemeenten en OCMW’s, waarin de meeste bewaartermijnen beschreven staan, werden bij al heel wat diensten bekend gemaakt.

Jong helpt oud

Een andere noemenswaardige activiteit was de YOUCA DAY. Ik kreeg die dag de hulp van twee scholieren die, samen met 15 000 andere Vlaamse en Brusselse jongeren, die dag aan het werk gingen ten voordele van goede doelen.

Het archief van de lokale brandweer van Kasterlee werd na een korte opleiding geschoond van alle documentatie en tijdschriften die niet in het gemeentearchief thuishoorden. Deze tijdschriften werden ondertussen overgedragen aan brandweerzone Taxandria.

You never walk alone…

Tussendoor nam ik de afgelopen maanden ook nog de tijd om overleg te plegen met mijn rechtstreekse collega in de Zuiderkempen, Bram Dierckx (waarvoor dank!). Ik bracht ook een bezoek aan de intergemeentelijke archiefwerking in het Meetjesland met andere collega archivarissen, woonde een studiedag omtrent digitalisering bij en pleegde overleg met mijn Kempense collega’s omtrent de lokale ontwikkelingen rond document- en archiefbeheer.

Nu wens ik nog al mijn kersverse collega’s te bedanken voor het warme onthaal, die me veel zin en moed geven om echt te starten aan dit werkavontuur. Want na het vele observeren, begint nu het echte werk! Mijn plan is om hier na elke roulatie, om de 6 weken, een kleine update te geven. Binnenkort meer nieuws dus!

De eenzame fietser

O ja, die ‘vliegende’ archivaris in de titel heeft nog een tweede betekenis: bij mijn aanstelling heb ik het plan opgevat om +/- 80% van mijn woon-werkverkeer met de fiets te doen. De afstand van mijn woonplaats tot in de verschillende gemeente schommelt tussen de 28 tot 53 km enkele rit. Nu ben ik sportief, maar dit was me toch net iets te veel om telkens met een koersfiets te doen, dus daarom schafte ik me een speedbike aan. Ondertussen staat de teller op meer dan 6000 km en hopelijk nog velen te gaan! En zoals je op de foto kan zien, dit door weer en wind 😀

Jeroen

Intergemeentelijk Archivaris